在家工作大補帖！讓這些軟體服務程式協助你線上管理遠距國際工作團隊吧！

2020年世界疫情大爆發後，國內外許多公司都被迫更改為遠距工作的形式。對於世界級國際公司或是新創公司或許這不太算是一個新體驗，畢竟資訊業很多公司的福利中都包含了遠距工作 (Work From Home，以下簡稱WFH)或所謂在家工作這一項。以小編公司為例，近日更是大費周章地進行相關WFH的相關演練，無非就是避免未來臨時性的大型整個部門或是全公司的隔離，造成公司生產力大幅下降的問題發生

 

WFH看似輕鬆，其實相關的事前作業可不能少，一但稍有準備不周，輕而造成溝通誤差，重則可是會大幅影響產品的交付質量與時程，故在此系列文中，小編特別引用自身於跨國公司服務的經驗，分享遠距工作的事前準備，以及如何保持、甚至提升產能的重要方法。

 

 

 

 

當然，系列文第一篇，不免俗的會先針對前置準備來做介紹，check it out

 

 

資訊業的一大命脈 －  網路設定VPN不可少

通常遠距工作，想到第一個問題，可就是VPN的開通，畢竟以小編為例，測試環境可都是需要特定的公司IP才可以登入使用，特別是像是一些公司內部系統，例如簽核或是財會系統等等，更需要這樣的保護來避免有心人的攻擊，像小編習慣使用的第三方VPN軟體為 Pulse Secure 。但VPN Solution每個公司都有其各自的所屬軟體，所以就還是以各公司的習慣為主吧

 

 

 

 

遠距開會的利器 － 線上視訊會議軟體

有什麼事情是不能用訊息解決的？！可多著呢，看一部電影大家都有各自的解讀，更何況文字訊息呢！純文字的訊息在傳遞上，因為少了語氣與表情的輔助，往往很難在當下直接呈現原本想要傳遞的語意，可能簡單的一句問候，都會因為各自的腦補，變成荒腔走板的超展開劇情

 

講電話最怕的，就是斷訊，更何況是分秒必爭的遠距視訊會議，而現在其實許多第三方軟體都有提供視訊會議以及分享螢幕的功能，舉凡像是Google meet, Slack, 等等，都是小編常用的工具，但考慮到通話品質以及視訊的清晰度（特別是需要分享螢幕時），小編還是首推Zoom ，除了通話品質穩定，影像最清晰外，最大的好處是，只要透過分享會議URL的方式，就可以讓非會員一同參與討論，這樣對於公司以外的外部成員與會可是相當方便的功能呢！

(不過 Zoom 在隱私權上可能有些疑慮，請各位Google確認一下是否有新聞針對此點做說明，不直接說結果是因為軟體本來就是迭代開發的，任何問題隨時都有可能有更新修正，也不見得其他程式就沒有類似的問題。)

 

 

 

凝聚團隊共識 － 文件線上共編與團隊管理

 

相信許多導入Agile and Scrum的公司，現在都還是使用便條紙來做Task指派以及點數評估，但WFH之後這樣的方式可就沒輒啦！所以一但遠距工作，線上共編文件以及團隊管理工具就顯得相當重要，像是Google document的共編功能就當相實用且強大，不僅所有人都可以即時瀏覽，更可以即時訂正參與編輯，也可以追蹤修訂歷程，以線上共編文件來說，小編相當推薦，最幾年可是連簡報都直接用Slides做了呢

 

但如果是整個文件庫的整理，例如整個產品包含前後端SPEC，以及相關專案的說明文件等等，全用Google document整理就會比較辛苦，而小編現在的公司則是已經導入了Atlassian的Jira 以及confluence作為雲端作業的Total solution, 除了文件共享之外，更可以使用Jira ticket 來做團隊看板管理，讓開發不再因距離而受限。

 

延伸閱讀：

1. 就決定用JIRA來磨練看板(Kanban)與Scrum的實戰演練吧!

2. Jira + Scrum大哉問，四個不可不知道的進階技巧

3. 融會貫通看板後，就試著進入敏捷式開發管理"Scrum"的世界吧!

 

 

倘若公司還沒有相關雲端作業的導入，那也可以透過Google document以及Trello的搭配使用，Trello也是一個支援團隊共編的看板管理工具，只要透過加入Mail的方式就可以分享整個團隊看板，讓大家聚焦在同一個討論空間，但不論是雲端文件的建置，或是團隊看板導入可都是需要花時間事前準備的喔！可別因為現在疫情趨緩就掉以輕心了

 

延伸閱讀：光了解看板(Kanban)還不夠，不如用Trello提升你的工作效率吧！

 

 

 

以上就是小編個人依據自身經驗，特別列出的遠距工作不可少的重要前置作業。在下一篇文章之中，小編也會特別針對跨國公司的專案管理方式，來提出如何克服距離問題，保持團隊開發的火力與品質。

下一篇我們來介紹一些PM在遠端開會時可以注意的一些要點
PM遠端工作大補帖 - 距離不是問題，淺談在家開會效率心法
 

 

最後，如果你喜歡我們的文章，別忘了到我們的FB粉絲團按讚喔!!