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在家工作大補帖!讓這些軟體服務程式協助你線上管理遠距國際工作團隊吧!

只有線上沒有距離,關於Work From Home的行前準備!

作者: Vincent Ke 更新日期:

2020年世界疫情大爆發後,國內外許多公司都被迫更改為遠距工作的形式。對於世界級國際公司或是新創公司或許這不太算是一個新體驗,畢竟資訊業很多公司的福利中都包含了遠距工作 (Work From Home,以下簡稱WFH)或所謂在家工作這一項。以小編公司為例,近日更是大費周章地進行相關WFH的相關演練,無非就是避免未來臨時性的大型整個部門或是全公司的隔離,造成公司生產力大幅下降的問題發生

 

WFH看似輕鬆,其實相關的事前作業可不能少,一但稍有準備不周,輕而造成溝通誤差,重則可是會大幅影響產品的交付質量與時程,故在此系列文中,小編特別引用自身於跨國公司服務的經驗,分享遠距工作的事前準備,以及如何保持、甚至提升產能的重要方法。

 

 

 

 

當然,系列文第一篇,不免俗的會先針對前置準備來做介紹,check it out

 

 

資訊業的一大命脈 -  網路設定VPN不可少

通常遠距工作,想到第一個問題,可就是VPN的開通,畢竟以小編為例,測試環境可都是需要特定的公司IP才可以登入使用,特別是像是一些公司內部系統,例如簽核或是財會系統等等,更需要這樣的保護來避免有心人的攻擊,像小編習慣使用的第三方VPN軟體為 Pulse Secure 。但VPN Solution每個公司都有其各自的所屬軟體,所以就還是以各公司的習慣為主吧

 

 

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遠距開會的利器 - 線上視訊會議軟體

有什麼事情是不能用訊息解決的?!可多著呢,看一部電影大家都有各自的解讀,更何況文字訊息呢!純文字的訊息在傳遞上,因為少了語氣與表情的輔助,往往很難在當下直接呈現原本想要傳遞的語意,可能簡單的一句問候,都會因為各自的腦補,變成荒腔走板的超展開劇情

 

講電話最怕的,就是斷訊,更何況是分秒必爭的遠距視訊會議,而現在其實許多第三方軟體都有提供視訊會議以及分享螢幕的功能,舉凡像是Google meet, Slack, 等等,都是小編常用的工具,但考慮到通話品質以及視訊的清晰度(特別是需要分享螢幕時),小編還是首推Zoom除了通話品質穩定,影像最清晰外,最大的好處是,只要透過分享會議URL的方式,就可以讓非會員一同參與討論,這樣對於公司以外的外部成員與會可是相當方便的功能呢!

(不過 Zoom 在隱私權上可能有些疑慮,請各位Google確認一下是否有新聞針對此點做說明,不直接說結果是因為軟體本來就是迭代開發的,任何問題隨時都有可能有更新修正,也不見得其他程式就沒有類似的問題。)

 

 

 

凝聚團隊共識 - 文件線上共編與團隊管理

 

相信許多導入Agile and Scrum的公司,現在都還是使用便條紙來做Task指派以及點數評估,但WFH之後這樣的方式可就沒輒啦!所以一但遠距工作,線上共編文件以及團隊管理工具就顯得相當重要,像是Google document的共編功能就當相實用且強大,不僅所有人都可以即時瀏覽,更可以即時訂正參與編輯,也可以追蹤修訂歷程,以線上共編文件來說,小編相當推薦,最幾年可是連簡報都直接用Slides做了呢

 

但如果是整個文件庫的整理,例如整個產品包含前後端SPEC,以及相關專案的說明文件等等,全用Google document整理就會比較辛苦,而小編現在的公司則是已經導入了Atlassian的Jira 以及confluence作為雲端作業的Total solution, 除了文件共享之外,更可以使用Jira ticket 來做團隊看板管理,讓開發不再因距離而受限。

 

延伸閱讀:

1. 就決定用JIRA來磨練看板(Kanban)與Scrum的實戰演練吧!

2. Jira + Scrum大哉問,四個不可不知道的進階技巧

3. 融會貫通看板後,就試著進入敏捷式開發管理"Scrum"的世界吧!

 

 

倘若公司還沒有相關雲端作業的導入,那也可以透過Google document以及Trello的搭配使用,Trello也是一個支援團隊共編的看板管理工具,只要透過加入Mail的方式就可以分享整個團隊看板,讓大家聚焦在同一個討論空間,但不論是雲端文件的建置,或是團隊看板導入可都是需要花時間事前準備的喔!可別因為現在疫情趨緩就掉以輕心了

 

延伸閱讀:光了解看板(Kanban)還不夠,不如用Trello提升你的工作效率吧!

 

 

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以上就是小編個人依據自身經驗,特別列出的遠距工作不可少的重要前置作業。在下一篇文章之中,小編也會特別針對跨國公司的專案管理方式,來提出如何克服距離問題,保持團隊開發的火力與品質。

 


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Vincent Ke

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