進度條

Jira + Scrum大哉問,四個不可不知道的進階技巧

難道你作為一個專案經理卻沒聽過Jira?不過其實沒聽過也不會怎樣,只是還滿多公司在用的啦,呵呵!

作者: Vincent Ke 更新日期:

不論你是身處開發單位的工程師,還是被專案開發追殺得焦頭爛額的PM們,相信對Jira這套軟體一定毫不陌生,在先前的文章中,小編已先行將Scrum執行的概念和Jira的基本使用上,做了簡單的介紹,前情提要可以參考上一篇:

 

文章連結:就決定用JIRA來磨練看板(Kanban)與Scrum的實戰演練吧!

 

 

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但Jira本身因為擴展功能相當強大,自然在使用上也有許多眉角,才能讓Jira Board 更佳靈活結合Sprint以及Scrum的概念,做出管理上的應用。你的心聲,也是小編加班的心路歷程,本文將以PM小編常用的一些技巧做介紹,來補充一些專案管理上常見的應用。

 

1.開票完成後,該如何從待辦事項列表(Backlog)創造出Sprint。

首先這是一個小編最常被詢問的問題,剛開始進入Jira的使用者,常常因為無法創造出"Sprint"而卡關已久,這是切勿驚慌,只要點選圖上的「創建Sprint」,並填入Sprint的名稱就可以囉!

 

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2.重新定義你的工作流程

工作流的定義,就是指你每一張卡片流動的狀態,在初始化的Jira看板中,工作流程只有簡單的Todo, in progress, review 以及 Done, 但這四個階段卻未必符合每一個公司組織上的使用,而新增一個工作流程就是相當重要的一件事情,因為工作流程不僅會影響到每一個執行項目狀態的切換,也會影響到看板的視覺呈現,所以依照現況重新定義是相當重要的一件事情。

 

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從“項目設置” > “工作流” 中,就可以重新檢視目前專案所使用的工作流程,而Jira非常貼心的是使用“循序圖”的方式作呈現,讓工作流程視覺化,而我們只要在上面加入一個新的工作狀態"例如in QA",就可以在卡片的狀態上多新增一個叫做 "in QA"的狀態囉,而每一個狀態的切換也可以依據你的需求做出更複雜的設計

 

 

3.看板欄位再造

當扁平的Sprint可以順利的切換到看板Board上後,為求忠實貫徹看板精神,當然就是要讓每一個工作狀態都可以出現,來讓每一張卡片的狀態一目瞭然,這時候只要,就可以把剛剛的工作狀態重新一筆一筆的拉入看板中囉,看似簡單,但這其實是小編很常被詢問到的功能呢!

 

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這時候有看到右上角的"..."嗎,只要點選進去“面板設置”,接著點選“欄” > “添加欄” ,並用手動的方式將先前定義好的工作狀態,使用拖曳的方式移到想要呈現的欄位並命名,這樣新的工作狀態欄就完成囉!

 

 

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4.依經辦人泳道切割

當今天團隊需要以人為單位進行各項卡片的檢視時(像小編的過去經驗,PM團隊們每一個人都會有各自負責的需求),泳道切割這個功能就變得相當實用,一樣點選右上角"..." > “面板設置” > "任務泳道" > “基於任務泳道” 點選經辦人,就可以完成這個功能囉!

 

 

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而依經辦人切割還有些好處,例如可以一目了然每一個人的工作量,正在處理的事情以及事務Pending的狀態,甚至是Story都可以自動加總..等等,都是工作上很實用的小技巧。

 

 

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以上是這次Jira進階功能的簡單介紹,相信只要勤加熟練,這些進階小知識,都可以活化對Jira上的實務使用需求,一但實務需求上的結合越多,自然而然的就可提升工作上的效率,畢竟用工具來輔佐工具是一件浪費能量的事情,而Jira本身的可拓展性及靈活度,絕對足夠應付目前開發管理上的大多需求。

 

從需求出發,也必須回到原點「目的」來做思考,而不能讓每一種工作淪為形式,忘了使用的目的與初衷,就像最常討論得到開票,目的是將工作量視覺化,若一昧的開票卻忽略了超時加班的問題,這樣的機制就會淪為空談,而這也是在專案管理上常提及的莫忘初衷,共勉之。

 


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Vincent Ke

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