進度條

就決定用JIRA來磨練看板(Kanban)與Scrum的實戰演練吧!

本文介紹知名的專案管理服務JIRA,並運用到實務上面。

作者: Vincent Ke 更新日期:

在上一篇為各位介紹了看板(Kanban)與Scrum的一些核心理念與方法,那麼接下來就要為各位介紹如何應用到實務上面的應用囉,而實際上Scrum Board與看板Board的作法其實相當類似,但最主要的差異是在"Sprint"的概念,在有限的開發週期上作了"WIP"的限制,讓開發及管理上可以更符合現況,就像大家都玩過的世紀帝國一樣,如果今天時間無限,大家都可以把科技升到頂端在火拼,但往往戰鬥的關鍵就是在誰在最少的時間內,已經完成了最多科技的研發 ,所以如何調整自己團隊的手順和生產速度就變的相當重要囉。

 

上一篇:光了解看板(kanban)還不夠,不如用Trello提升你的工作效率吧

 

 

至於要怎麼Run 我們的 Scrum Board呢?當然許多軟體公司(如小編以前的公司),是透過實際紙本的方式來Run Scrum,當然這也是一種簡單又直接的作法啦~只是在團隊管理、共編及離線作業上,仍然還是有無法突破的作法,而因為小編現在的公司主要都是使用Jira來作文件及開發管理,功能不僅相當客制化,可調整的細節更是相當多元,是一款很適合軟體開發及敏捷開發的團隊來作使用的管理工具,所以接下來,我們就透過Jira來介紹如何使用Scrum Board吧!

 

 

 

首先進入Jira後,大家可以先註冊申請免費試用的帳號,接著去信箱接收認證信後,就可以準備開啟Jira的奇幻旅程囉。

 

在每次都入時,Jira都會透過儀表板(dash board)的方式來提醒分配給你的代辦事項,算是相當貼心的一個功能,接下來就開始創建一個屬於自己團隊的Scrum Board吧。

 

 

1. 替團隊釐清好需求藍圖 ,建立Scrum board及Backlog

 

透過上方Board的功能來創建看板,而因為我們這次要使用的是Scrum的方式進行開發,當然在模板的選擇上就要選擇Scrum software development囉,接下來就會看到空空如也的板子及Backlog囉,還記得我們上次提到的 Sprint Planning meeting嘛?就開始把Backlog裡面的卡片一張一張建起來吧。點選上方的新建之後,就可以依照他欲設好的欄位來寫各位的卡片,卡片類型JIRA也很貼心的分成"故事"、"故障"以及"EPIC",而小編都是先使用故事的方式來新增,在填入好每一個User story的3W後即可完成囉,在卡片填寫好後,更可以將卡片只派給團隊裡的特定角色。

 

 

 

 

2. 把需求建好子任務,並填入團隊共識的StoryPoint

 

在Planning meetint裡面必須要掌握到的幾個重點:決定StoryPoint以及每個Sprint要作什麼,這些資訊也可以依序在故事建立好後填入卡片內,在故事卡片建立好之後,大家可從右側的狀態欄位快速檢視每一張卡片的概要資訊,而接著就是把最核心的StoryPoint填入,若是這個故事可以細分成更細節的Task,就點選每一張卡片的概要資訊去建立個別的Sub-task(子任務),並依照各子任務的需求和Scope來填入StoryPoint跟指派者,只有將故事的切割切得更細小,才有辦法將時程的預估估到最為準確。

 

 

3.定立Sprint的目標,將卡片依序規類

 

當卡片都建立完成之後,最重要的就是每一次Sprint的劃分了,大家可以透過"Create Sprint"來建立每一次Sprint的起訖日期、目標敘述..等,讓團隊可以明白知道每一個Sprint 需要完成的具體內容是什麼,以及每一次Sprint的優先順序、點數總和等等。而建好之後就可以發現,Board就會分成"Sprint"和"Backlog" 兩大區塊,接下來就依照團隊和產品目標來移動吧!

 

 

 

 

4.切換到Sprint模式,檢視Scrum Board工作排程

 

當我們把這些基本設定都完成之後,就可以切換左側"Active sprints"到Scrum模式來進行檢視囉,在這裡大家可以看到每一張"故事"為群組作為分界後,其包含的子任務和點數,接下來就可以依照實際的開發狀況來作移動。

 

當需求已經進入了開發階段時,就可以將卡片從等待區"To do"移動到"In process",接者開發完成後驗收無誤,就可以移動到"Done"的群組,這樣的好處是不僅可以讓開發團隊明確知道每一張卡片與開發項目的相依關係,更可以明確的了解每一個"Sprint"階段的開發進度與風險評估,讓團隊可以把重心移動到首先需要開發的項目上,而這也是和看板管理法最大的不同。

 

 

5.透過Burndown chart和共編模式,檢視團隊達成情況

 

如果我們把每一張卡片都想像成一隻怪物,StoryPoint代表的意義就是這些怪物的HP,我們則是透過扣點的狀況,來了解到目前是否可以在Sprint結束前,打倒全部全部的怪物,來完成這次的目標產出,而這中間的風險評估標準,就會用到所謂的Burndown chart(燃盡圖),而Jira的好處就是會在你完成Sprint的planning時,就自動幫你把燃盡圖給繪製完成,若是團隊成員在執行中有遭遇到問題或是需要待確認的事項時,一樣可以透過卡片上面的備註及留言功能,來讓團隊知道問題,即時反應來避免影響整體期程,而中間每一個成員所作的卡片活動,也像Trello一樣被完整的記錄在上面。

 

 

 

 

而當然Jira的功能不僅僅只有這些,他本身還有另外一個強大的文件編輯功能confluence,可以作為團隊協作與知識管理工具,像是一些SPEC文件或是測試計劃、流程等等的,都可以在這上面作編輯,並且透過連結的方式和JIRA作連接。

 

而Jira本身還有一些更細項的功能,就看每一位讀者的需要在去作個別的調整囉,當然每一個管理工具其實都只是把過去所有的手工作業變成線上化,為有真正了解每一個管理方法的核心理念,並且正確落實,依循結果去作改進,才有辦法真正的改善團隊績效。

 

而Scrum最重要的概念,就是透過Sprint,也就是開發時間的限制,來讓團隊可以共識每一個開發項目的優先順序,避免開發時程被無限延宕。透過Sprint 的限制,團隊更可以把風險視覺化,清楚哪些功能接下來的兩週做不到,並去評估未來到底有沒有做的必要,就像常說的減法哲學「在有限的時間裡,如何只留下重要的功能,而並非是產品的功能面面俱到」,相信這樣的概念一定可以透過Jira和Scrum來磨練、來強化。

 

 

如果對Jira的進階運用介紹有興趣,可以參考下面文章:

Jira + Scrum大哉問,四個不可不知道的進階技巧

 

 

延伸閱讀:

只有當兵才需要「精實」一下?五分鐘了解軟體「精實開發」七大心法

做不完的專案需求,我們該如何排定實現的順序?

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Vincent Ke

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