光了解看板(Kanban)還不夠，不如用Trello提升你的工作效率吧

手寫便條紙固然直覺，但要遠端合作還是用程式比較方便

作者: Vincent Ke 更新日期: 2020/10/03

相信各位在上一篇文章中，針對看板方法已經有一定程度的了解了，在掌握方法之後，接下來就是實作的階段，不管是擔任PM還是RD的角色，各位都可以將看板的管理方式與核心精神，落實到自己，甚至是工作團隊上，來將現有的工作階段視覺化，並改善他。而落實看板方法最簡單的方式，其實就是拿一個"夠大"的白板，作為團隊的看板，在利用便條紙的方式，當作卡片。這樣的方式不僅簡單，更可以讓老闆下凡巡視眾生時，直接瞥見團隊成效。

上一篇：了解看板方法的核心方法，活化你的管理思維

但這樣的方式，以身為IT產業的角度來看，的確是有點不太科技呢?

那不如來試試看這個超強的專案管理小工具，Trello吧!他不只是一個看板的管理工具，更因為擁有團隊共編的特性，現在也在如旅遊行程安排，各人待辦事項等其他領域裡，受到廣泛的歡迎呢

網址如下：https://trello.com/

別擔心，這可是一個不用課金的免費軟體，就登入吧，接著就可以新建一個看板，那我們就快速進入到看板區。

在上方的功能區裡，總分區分為"看板"、"成員"、"設定"及客金級"企業級方案"，我們將會針對主要的功能來作介紹：

第一步，新增團隊成員：看板之所以好用的原因，除可以視覺化工作流程之外，重點是要這些流程與階段，都必須是現有工作上和團隊取得共識的結果，這樣我們的追蹤和優化才能彰顯意義，所以在開設自己的看板之前，最重要的是要先把團隊成員都加進你的專案團隊裡吧!當然若只是個人待辦事項的看板，那就是一人團隊啦。

我們可以使用E-mail的方式讓團隊成員都可以加進這樣的專案團隊裡，而當中團隊也擁有權限管控的功能，管理員可以指派每一位成員是"管理員"或是"團隊成員"的角色，其中的差別只在唯有管理員可以修改看板的設定，其實差別是不大的，而當是看板有新增時，也會透過E-mail的方式來通知成員唷。

第二步，依據現有工作流程，視覺化建立團隊看板：

完成團隊成員之後，就可以針對專案(或是團隊成員的屬性)來開啟看板囉，但因為Trello本身並不支援看板的子母階層功能，所以小編的習慣是都把他列入看板的名稱內，不僅簡單明瞭，也方便看板上的卡片作橫向位移，大家也可以依據自己現有的工作流程開始建立自己的看板。而小編習慣也會將WIP以數字的方式放入看板的名稱中，以防範看板堆積過多的開發任務，而團隊成員，若你是擔任PM的角色，可能只有在與需求有關的區塊中才需要你的關注與追蹤，此時就可以透過訂閱的功能，當中只要看板內的卡片有所異動，都可以在第一時間內接收通知。

第三步，將需求去蕪存菁，建置任務卡片。

看板最重要的，當然還是卡片囉，透過視覺化的介面UI，讓團隊成員可以輕易的依據四面八方的成員，來建置需求卡片，而Trello卡片的好處，除了一般的文字編輯功能外，還有一些強大的小技巧，來讓工作事項完成的更有效率。

1. 利用顏色分門別類，對卡片屬性一目瞭然：

若是需要急件處理的卡片，就可以標上緊急的紅色，若是因為業務單位還沒確定，或是合作廠商進度落後造成被Block住的一些卡片，也可以用灰色來標註，當然重點並不是標什麼顏色囉，而是透過顏色的方式讓我們對目前卡片的屬性及狀態一目瞭然。

2. 建立卡片處理SOP，全盤掌握卡片進度：

以這張Bug處理為例，在過程中需要一些流層面的處理及進行，若又是急件必須當處理，那如何訂立有效的SOP就是相當重要的處理方式囉，卡片功能除一般必須具備的敘述外，更可以建立代辦事項，讓管理者可以勾選每一階段完成與否，而在勾選時也可以把負責成員用標註的方式，讓其他團隊成員馬上了解該任務是誰在處理的，避免因為成員業務重疊造成焦頭爛額的狀況發生，若每一項任務有指定的時間情必須完成，也可以善用到期時間功能，來提醒團隊處理的時間。

3. 透過評論實現團隊共編

對看板來說最重要的，除了視覺化這些流程外，團隊間的共識與參與，更是不容忽視的一個環節，而Trello的卡片除了可以作代辦事項、訂閱或是指派之外，團隊可以透過留言的機制來回報目前各代辦事項的處理過程和細節。而這些不管編輯、上傳附件、圖片等等的作業流程，都會在最下方的活動的活動裡檢視。

4. 完成就封存，讓看板乾淨整潔

還記得之前提過的看板概念"若是看板過於凌亂，等於沒有看板嗎"，相信各位一定都有使用像是便利貼，貼在電腦前來提醒自己的代辦事項，或是利用手機的備忘錄來提醒每天要作的事情，當事情堆積過多或是過於凌亂的同時，看板對於自身的工作優化和排程管理的效果就下降，沒關係，不管是取消的功能、或是已經完成release的卡片，都可以透過"封存"來作到整理收那的工作，所以記得團隊一定要定期的管理看板囉

最後跟各位說明一下，在每一個看板中，不管是工作階段區塊間還是卡片，都支援上下及左右移動，所以彈性相當的大，表示若是有卡片驗收不通過或是因為一些需求擱置太久要重新確認的，都可以把他移回上一個階段作管理，而每個階段裡面的卡片也可以透過上下的位置交換來排定團隊的priority，而在選單中更可以檢視整個看板的活動歷程，而大家也可以發現Trello不僅自身的功能強大外，還可以跟像是Dropbox、EverNore、Google drive、JIRA、甚至是Google 行事曆都可以相應結合，這部分就讓大家可以依據自己的團隊來評估是否有擴充的必要囉。