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PM遠端工作大補帖 - 距離不是問題,淺談在家開會效率心法

Work from home 可不是 Holiday from home, 身為PM要如何在家有效率的處理開不完的會呢?

作者: Vincent Ke 更新日期:

在疫情逐漸膠著的狀況下,許多公司都已經開始祭出遠距工作的系列政策了,但Work from home畢竟可不是Holiday from home呀,身為一個專業的PM,可別讓「距離」成為了團隊工作的阻力。於是在上一篇文章「在家工作大補帖!」中,小編已經針對自己常用的遠距工作實用小工具做了一系列的介紹。但不得不說,以PM這種以溝通為專業的角色,距離的確容易造成溝通成本的上升,更別提因為語言或是文化的隔閡,更容易造成訊息傳遞的資訊落差。


 

校正小編補充:

不過有些同事與長官即使面對面也有代溝,所以有時候不是遠端與在家工作的問題。
 

 

 

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在PM的工作中,溝通可是最重要的課題之一,這也是為什麼攤開PM的行程裡,開會早已成為了見怪不怪的日常但會議若是過於頻繁,對PM本身的產出來說絕對是一件壞事,更別提一堆毫無效率並且沒有結論的例行會議,只會讓大家對工作產生更多的負面想法。

 

所以今天的主題,就是為了PM量身定做的「有效提升開會效率的一大心法」,而不論是在日常或是在這遠距工作正夯的當下,都可說是必備的學問之一,畢竟會議殺手,就是招開了一場沒有目的,也沒有結論的會議。

 

 

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發會議邀請前,記得先列好主題與大綱

 

上班最容易激怒人心的,就是收到意義不明的會議邀請,不僅從標題看不出頭緒,攤開會議大綱更是一片空白,這樣的會議實在很難讓人想像該如何著手收斂發言,並且產出預期的結論。

所以一但你奠定了會議目的與你需要準備的簡報方向,不如就先把簡報大綱列在會議邀請中吧,不要害怕初擬的大綱與最後的簡報內容相異,畢竟這不是考試,沒有人會把這兩份大綱去比較然後挑戰你。反而是所有與會人員都會感謝你,讓他們在開會前搞懂你的意圖,來確保每個與會人都可以在同一個點上進行討論。

 

 

30分鐘不嫌少,1小時內可接受

 

超過一小時的會議是很傷神的,畢竟每個人的專注力可都有極限,依照小編的經驗,過於冗長的會議,只會讓與會人員邊開會邊做手邊的事,那不如就把時間濃縮到半小時吧!畢竟效率才是會議的重點

而這也是小編為什麼提倡先列會議大綱的一大原因,因為列完大綱之後的下一步,就是把每一個討論寫上預計的執行時間,這樣就可以再三確認自己招開這場會議的總時長;如果真的不幸過久,那可能你太貪心了,畢竟很難再一次會議裡得到你想要的所有結論。

 

 

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從開會的目的與你期待的結論,著手準備自己需要的材料

 

坦白說,開會的目的,不外乎就是要把ABCDE每個部門各講一次的事情,一次在同一個場合公開讓大家知道,但如果只是資訊的傳遞,其實寫寫Email就好了不是嗎?所以開會的核心裡面,要的到底是什麼,其實每一個Host(主辦人)應該都需要在心裡先千百次模擬演練的。

 

所以在決定開會之前,一定要先思考這場會議的目的,以及你期待得到的答案是什麼,如果今天是部門間的資源協調問題,那在會議前,必須要先把目前自己部門的貧頸以及需要的資源調度期給準備好,透過這樣的方式,你才可以確保讓會議的過程走向自己期待的結論-調度到自己需要的資源。

 

但開會一定要有簡報嗎?其實非也,與其花時間做好精美的簡報,不如先想想會議的目的與初衷,如果今天需求討論會議,會議重點就是明確瞭解客戶的痛點以及需要執行的項目;如果是規格確認,則必須確保自己提出的規格細節,都得到客戶的確認,並彌平客戶的隱憂。但不論是哪一種會議,在開會之前,一定要先擬好自己期待的答案,而為了要讓討論導向自己的期許,有時候一張圖表,或是一份大綱,都會是不錯的方法。

 

如果時間不夠準備,那現場直接寫版書,或是畫個系統架構圖,也都是不錯的方式喔,畢竟材料只是幫助溝通跟凝結共識,可別倒果為因了

 

 

校正小編補充:

對於剛開始工作的同學來說,可能開會跟在學校討論報告是用一樣的心態,所以開會其實怎樣都好,時間混過一樣拿錢回家。但是成長為專案要角尤其是專案負責人的時候,通常是會希望聽到重點的,畢竟可能跟升官加薪有關,當然也可能跟不被開除或是不用加班有關。所以資訊的含金量會遠比打高空的圖表文字要來得重要。
 


 

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會議記錄的大學問-即時確認,並明確列出Action item

 

開會最怕的就是沒有重點,沒有內容,大家開完後也不知道自己要做什麼,以小編的經驗為例,Host(主辦人)在主持會議的同時,也必須振筆疾書的做好紀錄,但會議記錄可不是寫逐字稿,而是要把每個人要在什麼時間前完成什麼事情,給明確的記錄下來,並在會議結束前,直接請大家確認好每一個人要做的Action item,只有這樣才可以保證進度可以逐次推進,畢竟很多人走出會議室就把剛剛的討論拋出腦後。

 

而這樣的好處也可以避免會後花時間撰寫會議記錄的時間喔!但還需要把這些資訊記錄在一個公開的頁面上,畢竟翻臉不認帳的可還是大有人在呢!


 

校正小編補充:

比較正式、重要的會議結論也可以包含簽名畫押確認。
 


 

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以上就是小編以自身在跨國公司服務的經驗,所磨練出來的會議心法,特別是在需要跨國合作的公司裡,這些方法都特別適用,畢竟對外國人來說,招開一場意義不明的會議可是相當不專業的。

 

最後在遠距工作的這個時候,小編也需要特別提醒ㄧ下,招開會議前,記得還是要先禮貌性的跟對方知會一下唷!用簡短的幾句話讓對方先有心理準備,也是一件相當重要的事情唷!

 

 

畢竟距離變遠,但禮貌可是一點都不能少的!

 

 

校正小編補充:

即使是在家遠端開會,請把上衣褲子也都穿上,並且找一個安靜的空間,現在電腦都有攝影鏡頭,不小心開啟功能就尷尬了。
 

 

延伸閱讀:少壯不努力只能當PM? 當PM前你必須先學會的幾件事

 


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Vincent Ke

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