PM遠端工作大補帖 - 距離不是問題，淺談在家開會效率心法

在疫情逐漸膠著的狀況下，許多公司都已經開始祭出遠距工作的系列政策了，但Work from home畢竟可不是Holiday from home呀，身為一個專業的PM，可別讓「距離」成為了團隊工作的阻力。於是在上一篇文章「在家工作大補帖！」中，小編已經針對自己常用的遠距工作實用小工具做了一系列的介紹。但不得不說，以PM這種以溝通為專業的角色，距離的確容易造成溝通成本的上升，更別提因為語言或是文化的隔閡，更容易造成訊息傳遞的資訊落差。

 

 

 

 

 

在PM的工作中，溝通可是最重要的課題之一，這也是為什麼攤開PM的行程裡，開會早已成為了見怪不怪的日常，但會議若是過於頻繁，對PM本身的產出來說絕對是一件壞事，更別提一堆毫無效率並且沒有結論的例行會議，只會讓大家對工作產生更多的負面想法。

 

所以今天的主題，就是為了PM量身定做的「有效提升開會效率的一大心法」，而不論是在日常或是在這遠距工作正夯的當下，都可說是必備的學問之一，畢竟會議殺手，就是招開了一場沒有目的，也沒有結論的會議。

 

 

 

 

發會議邀請前，記得先列好主題與大綱

 

上班最容易激怒人心的，就是收到意義不明的會議邀請，不僅從標題看不出頭緒，攤開會議大綱更是一片空白，這樣的會議實在很難讓人想像該如何著手收斂發言，並且產出預期的結論。

所以一但你奠定了會議目的與你需要準備的簡報方向，不如就先把簡報大綱列在會議邀請中吧，不要害怕初擬的大綱與最後的簡報內容相異，畢竟這不是考試，沒有人會把這兩份大綱去比較然後挑戰你。反而是所有與會人員都會感謝你，讓他們在開會前搞懂你的意圖，來確保每個與會人都可以在同一個點上進行討論。

 

 

30分鐘不嫌少，1小時內可接受

 

超過一小時的會議是很傷神的，畢竟每個人的專注力可都有極限，依照小編的經驗，過於冗長的會議，只會讓與會人員邊開會邊做手邊的事，那不如就把時間濃縮到半小時吧！畢竟效率才是會議的重點

而這也是小編為什麼提倡先列會議大綱的一大原因，因為列完大綱之後的下一步，就是把每一個討論寫上預計的執行時間，這樣就可以再三確認自己招開這場會議的總時長；如果真的不幸過久，那可能你太貪心了，畢竟很難再一次會議裡得到你想要的所有結論。

 

 

 

 

從開會的目的與你期待的結論，著手準備自己需要的材料

 

坦白說，開會的目的，不外乎就是要把ABCDE每個部門各講一次的事情，一次在同一個場合公開讓大家知道，但如果只是資訊的傳遞，其實寫寫Email就好了不是嗎？所以開會的核心裡面，要的到底是什麼，其實每一個Host(主辦人)應該都需要在心裡先千百次模擬演練的。

 

所以在決定開會之前，一定要先思考這場會議的目的，以及你期待得到的答案是什麼，如果今天是部門間的資源協調問題，那在會議前，必須要先把目前自己部門的貧頸以及需要的資源調度期給準備好，透過這樣的方式，你才可以確保讓會議的過程走向自己期待的結論－調度到自己需要的資源。

 

但開會一定要有簡報嗎？其實非也，與其花時間做好精美的簡報，不如先想想會議的目的與初衷，如果今天需求討論會議，會議重點就是明確瞭解客戶的痛點以及需要執行的項目；如果是規格確認，則必須確保自己提出的規格細節，都得到客戶的確認，並彌平客戶的隱憂。但不論是哪一種會議，在開會之前，一定要先擬好自己期待的答案，而為了要讓討論導向自己的期許，有時候一張圖表，或是一份大綱，都會是不錯的方法。

 

如果時間不夠準備，那現場直接寫版書，或是畫個系統架構圖，也都是不錯的方式喔，畢竟材料只是幫助溝通跟凝結共識，可別倒果為因了

 

 

 

 

 

會議記錄的大學問－即時確認，並明確列出Action item

 

開會最怕的就是沒有重點，沒有內容，大家開完後也不知道自己要做什麼，以小編的經驗為例，Host(主辦人)在主持會議的同時，也必須振筆疾書的做好紀錄，但會議記錄可不是寫逐字稿，而是要把每個人要在什麼時間前完成什麼事情，給明確的記錄下來，並在會議結束前，直接請大家確認好每一個人要做的Action item，只有這樣才可以保證進度可以逐次推進，畢竟很多人走出會議室就把剛剛的討論拋出腦後。

 

而這樣的好處也可以避免會後花時間撰寫會議記錄的時間喔！但還需要把這些資訊記錄在一個公開的頁面上，畢竟翻臉不認帳的可還是大有人在呢！

 

 

 

 

以上就是小編以自身在跨國公司服務的經驗，所磨練出來的會議心法，特別是在需要跨國合作的公司裡，這些方法都特別適用，畢竟對外國人來說，招開一場意義不明的會議可是相當不專業的。

 

最後在遠距工作的這個時候，小編也需要特別提醒ㄧ下，招開會議前，記得還是要先禮貌性的跟對方知會一下唷！用簡短的幾句話讓對方先有心理準備，也是一件相當重要的事情唷！

 

 

畢竟距離變遠，但禮貌可是一點都不能少的！

 

 

 

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