透過Kanban(看板方法)管理，視覺化並改善你的工作流程

在現在敏捷當道的世代裡，大家對於Kanban(以下簡稱看板)來做為專案管理的方法，一定是不陌生，但實際上看板方法並非只是透過看板的形式，來提示團隊工作階段與任務，其中還蘊含了許多相當大的管理學問。

 

身為工程師一定常常在工作時被解不完的BUG淹沒，而PM一定也面對過排山倒海的需求，搞得筋疲力盡，而這些心聲也是看板方法之父David J. Anderson心中想要達成的目標，如何在有限的資源下，以一種穩定的Tempo來完成開發的工作，並且將工作流(flow)給定義出來，只有把這些基礎給打好，未來才有流程改善的依據可以遵循，而市面上也有許多軟體是使用看板方法來把每一個工作項目視覺化，但在了解工具前，我們應該要先學習使用看板管理法的核心理念。

 

 

如何有效把現有流程視覺化，並且改善他!

 

 

 

 

假設我們有一組原子筆的生產線，並且只有3個成員來維持產線的運作，分別是領料(領取原子筆的原件)、組裝(把他們組起來)與貼標籤(單純貼上)，如下圖所示，並且定義每一個人"同時"都只能做一件事情，定義好工作之後大家就可以動工啦!

 

一般傳統的生產線，就是當一位A完成作業後，馬上把半成品移至下一個製程裡，如果今天大家在工作上的難易度都雷同相當，那應該可以培養出一種穩定產出的節奏。

如下:

 

 

 

 

其中表格上的時間表示每一階段作業所需耗費的工時，從我們這次的舉例來說，我們可以明顯的看出B成員的工作不僅較為繁複，工作上所耗需的工時也較A和C高出許多，在傳統的產線方式中，到最後我們會發現幾乎大多的半成品都會阻塞在B的製程內，而做不完的那些半成品，如果今天有時效上的限制，那這樣的產線運作最後也只會造成不必要的浪費。

 

而A成員看似產能很高，但以整體製程來看，因為B同時只能做一件商品的組裝，對他來說，A完成的，過多半成品的產出，的確無法達到整體產能的提升，這樣的系統我們可以稱之為PUSH (推)system，把完成的工作丟給下一位，是不是在職場上似曾相識呢?

 

 

當然有推就有拉，另外一個PULL(拉)system的做法和前者極為類似，差異處只是在每一個產線中多了一個完成區，讓已經製作好的完成品可以靜置完成區中，直到"下一個"成員完成手邊工作之後，才可以向上一個製程去要求把她的工作傳遞下來(為求好辨識，統一將半成品圖片置換統一)，這樣的流動從作法上看起來兩者相差不大，但是當過一段時間來做觀察，你可以發現對產線來說，不僅不必要的浪費消失了，中間的阻塞也變得更加暢通。

 

 

回到職場工作上，如果我們把這些製程統一置換成功能，你是喜歡Coding一堆PM已經分析完成的需求，淪落至加班地獄裡，還是喜歡Coding完一項專案後，再去承接別人已經完成的工作呢?

 

若使用pull system，一樣可以使工程師保持在工作的狀態中，但不一樣的是，我們不再被排山倒海的功能給淹沒了，而是用pull的方式，把確定已經完成分析的需求排進開發作業中，不僅可以保持看板的整理，也更方便視覺化的管理。

 

 

這同時也是看板之父推崇的理念，如果半成品都是一種浪費，那我們就應該把精力花費在"確實"可以被實現的產出身上，就像業主的需求總是天花亂墜。但我們該在意的是有限的時程與人力內，那些可以被完成的需求有哪些呢?

 

而看板的功能就是把過去這些製作的流程視覺化，並透過定期的一些會議來檢討、改善現在流程上遇到的問題和阻礙。

 

一樣回到上面的例子，在不能改變製程的前提下，加上每一個成員都只能負責一個產線、同時只能做一個商品，那我們為了要維持產線的產出來符合業務的需求，這時候就需要招聘更多的人力來維持組裝的製程，來保持整條產線的節奏可以有效提升，這樣的概念，就是看板方法常提到的WIP(work in process)。

 

以下圖來說，首先先透過pull system保持看板的整齊與流動，並且針對每一個團隊的WIP做出定義，其中WIP(數字)的定義就表示在該工作區域(包含進行中與完成)所可以執行的功能卡片的上限。

 

以分析來說，開發中和完成同時只可以有4張卡片，要確定完成區中有卡片被下一個階段拉走，我們才有釋出的容量空間向上一個工作階段來拉工作來執行。

 

這樣的用意可以反映團隊的資源是絕對有限的，若是沒有用總量管制的概念來限制每一個流程的工作，那不管是Push還是Pull system 最後都只會造成看板上的凌亂，而凌亂的看板，不就等於沒有看板嗎?

 

 

 

而本文介紹的重點，其實就是看板的六種方法裡的Visualize(可視覺化)及Limit WIP (限制半成品)。

 

Visualize(可視覺化)的精神就是把現有的工作流程視覺化，當作未來改善的基礎，而切記一定要使用"現有"的流程，才能取得每一個團隊成員的共識，這樣的改善才能彰顯意義，若是把"你期待的流程"加在看板中，但事實上在實務經驗裡卻沒有發生過，那我想這樣的看板不僅不能反映現況，更沒有改善的意義。

 

也是因為每一個人同時只能做一件事情，而每件事情的瓶頸都會因為難易度而有所區隔，而限制WIP的概念，就是一種提升產能的依據，如何透過WIP的調整來確保產線的通暢，且提高產出的效能，這些都是看板方法裡所提到的每一個改善的基礎。

 

接下來我們會在下一篇文章中，介紹各位看板剩下的四種方法，而今天介紹的兩種方法，說是看板的核心精神也不為過，請大家拭目以待。

 

下一篇：了解看板方法的核心方法，活化你的管理思維

 

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