進度條

透過Kanban(看板方法)管理,視覺化並改善你的工作流程

作者: Vincent Ke 更新日期:

在現在敏捷當道的世代裡,大家對於Kanban(以下簡稱看板)

來做為專案管理的方法,一定是不陌生,但實際上看板方法並非只是透過看板的形式,

來提示團隊工作階段與任務,其中還蘊含了許多相當大的管理學問。

 

 

身為工程師一定常常在工作時被解不完的BUG淹沒,而PM一定也面對過排山倒海的需求,

搞得筋疲力盡,而這些心聲也是看板方法之父David J. Anderson心中想要達成的目標,

如何在有限的資源下,以一種穩定的Tempo來完成開發的工作,並且將工作流(flow)給定義出來,

只有把這些基礎給打好,未來才有流程改善的依據可以遵循,而市面上也有許多軟體是使用看板方法

來把每一個工作項目視覺化,但在了解工具前,我們應該要先學習使用看板管理法的核心理念。

 

 

如何有效把現有流程視覺化,並且改善他!

 

 

 

 

假設我們有一組原子筆的生產線,並且只有3個成員來維持產線的運作,

分別是領料(領取原子筆的原件)、組裝(把他們組起來)與貼標籤(單純貼上),

如下圖所示,並且定義每一個人"同時"都只能做一件事情,

定義好工作之後大家就可以動工啦!

 

 

一般傳統的生產線,就是當一位A完成作業後,馬上把半成品移至下一個製程裡,

如果今天大家在工作上的難易度都雷同相當,那應該可以培養出一種穩定產出的節奏,

如下:

 

 

 

 

其中表格上的時間表示每一階段作業所需耗費的工時,從我們這次的舉例來說,

我們可以明顯的看出B成員的工作不僅較為繁複,工作上所耗需的工時也較A和C高出許多,

在傳統的產線方式中,到最後我們會發現幾乎大多的半成品都會阻塞在B的製程內,

而做不完的那些半成品,如果今天有時效上的限制,那這樣的產線運作最後也只會造成不必要的浪費。

 

 

而A成員看似產能很高,但以整體製程來看,因為B同時只能做一件商品的組裝,

對他來說,A完成的,過多半成品的產出,的確無法達到整體產能的提升,

這樣的系統我們可以稱之為PUSH (推)system,把完成的工作丟給下一位,

是不是在職場上似曾相識呢?

 

 

 

 

當然有推就有拉,另外一個PULL(拉)system的做法和前者極為類似,

差異處只是在每一個產線中多了一個完成區,讓已經製作好的完成品可以靜置完成區中,

直到"下一個"成員完成手邊工作之後,才可以向上一個製程去要求把她的工作傳遞下來

(為求好辨識,統一將半成品圖片置換統一),這樣的流動從作法上看起來兩者相差不大,

但是當過一段時間來做觀察,你可以發現對產線來說,不僅不必要的浪費消失了,

中間的阻塞也變得更加暢通。

 

 

 

 

回到職場工作上,如果我們把這些製程統一置換成功能,

你是喜歡Coding一堆PM已經分析完成的需求,淪落至加班地獄裡,

還是喜歡Coding完一項專案後,再去承接別人已經完成的工作呢?

 

 

若使用pull system,一樣可以使工程師保持在工作的狀態中,但不一樣的是,

我們不再被排山倒海的功能給淹沒了,而是用pull的方式,把確定已經完成

分析的需求排進開發作業中,不僅可以保持看板的整理,也更方便視覺化的管理。

 

 

 

 

這同時也是看板之父推崇的理念,如果半成品都是一種浪費,那我們就應該

把精力花費在"確實"可以被實現的產出身上,就像業主的需求總是天花亂墜。

但我們該在意的是有限的時程與人力內,那些可以被完成的需求有哪些呢?

 

而看板的功能就是把過去這些製作的流程視覺化,並透過定期的一些會議來檢討、

改善現在流程上遇到的問題和阻礙。

 

 

一樣回到上面的例子,在不能改變製程的前提下,加上每一個成員都只能負責一個產線、

同時只能做一個商品,那我們為了要維持產線的產出來符合業務的需求,

這時候就需要招聘更多的人力來維持組裝的製程,來保持整條產線的節奏可以有效提升,

這樣的概念,就是看板方法常提到的WIP(work in process)

 

 

以下圖來說,首先先透過pull system保持看板的整齊與流動,並且針對每一個團隊

的WIP做出定義,其中WIP(數字)的定義就表示在該工作區域(包含進行中與完成)

所可以執行的功能卡片的上限。

 

 

以分析來說,開發中和完成同時只可以有4張卡片,要確定完成區中有卡片

被下一個階段拉走,我們才有釋出的容量空間向上一個工作階段來拉工作來執行。

 

 

這樣的用意可以反映團隊的資源是絕對有限的,若是沒有用總量管制的概念來限制

每一個流程的工作,那不管是Push還是Pull system 最後都只會造成看板上的凌亂,

而凌亂的看板,不就等於沒有看板嗎?

 

 

 

 

而本文介紹的重點,其實就是看板的六種方法裡的Visualize(可視覺化)

及Limit WIP (限制半成品)

 

 

Visualize(可視覺化)的精神就是把現有的工作流程視覺化,當作未來改善的基礎,

而切記一定要使用"現有"的流程,才能取得每一個團隊成員的共識,

這樣的改善才能彰顯意義,若是把"你期待的流程"加在看板中,

但事實上在實務經驗裡卻沒有發生過,那我想這樣的看板不僅不能反映現況,

更沒有改善的意義。

 

 

也是因為每一個人同時只能做一件事情,而每件事情的瓶頸都會因為難易度而有所區隔,

而限制WIP的概念,就是一種提升產能的依據,如何透過WIP的調整來確保產線的通暢,

且提高產出的效能,這些都是看板方法裡所提到的每一個改善的基礎。

 

 

接下來我們會在下一篇文章中,介紹各位看板剩下的四種方法,而今天介紹的兩種方法,

說是看板的核心精神也不為過,請大家拭目以待。

 

下一篇:了解看板方法的核心方法,活化你的管理思維

 


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Vincent Ke

喜歡把混亂的事情變的簡單 用嘴巴做事其實很可以 但要結合靈活的腦袋思考 就一起來拆解吧